Buku How to Fix Meetings karya Graham Allcott dan Hayley Watts. Cara Menjadikan Meeting Anda Berhasil

PenulisKreatif.com – Buku How to Fix Meetings karya Graham Allcott dan Hayley Watts. Sebuah pertemuan seringkali dirancang untuk membicarakan isu-isu penting dan ingin membuat sebuah dampak dari hasil rapat tersebut. Sayangnya, banyak dari kita yang tidak handal dalam merencanakan dan menjalankan sebuah rapat, sehingga berakhir dengan durasi yang cukup lama, tidak efektif, dan melibatkan banyak sekali orang yang seharusnya tidak perlu untuk terlibat.

Buku ini akan berisi panduan untuk mengubah pertemuan yang membosankan, lama, dan tidak efektif menjadi sebuah sesi kolaborasi untuk menciptakan hasil yang baik. Semuanya akan diulas mulai dari menentukan tujuan rapat hingga membantu setiap anggota melaksanakan hasil rapat. Penulis akan membagi langkah-langkah praktis dan mudah diikuti untuk menciptakan sebuah rapat yang penting.

6 Cara Menjadikan Meeting Anda Berhasil menurut Graham Allcott dan Hayley Watts

1. Tentukan tujuan untuk sebuah pertemuan yang produktif

Seringkali seorang penanggung jawab sebuah rapat hanya berfokus pada saat pertemuan berlangsung. Dia hanya mengatur waktu dan tempat rapat, lalu mengirimkan undangan, dan duduk mendengarkan di sebuah pertemuan. Sayangnya, itu berakhir dengan respon yang sangat biasa saja dan kurang produktif dari anggota rapat.

Menurut penulis, dia menuliskan aturan 40-20-40 untuk sebuah rapat. Ini berarti kita harus menyediakan 40% tenaga, waktu, dan pikiran kita untuk mempersiapkan sebuah pertemuan. Berikutnya 20% kita siapkan untuk saat pertemuan berlangsung, dan 40% sisanya kita gunakan untuk melaksanakan hasil pertemuan.

Dan yang terpenting, 40% di awal itu berfungsi untuk meletakkan dasar-dasar produktifnya suatu pertemuan. Hal paling dasarnya adalah menentukan tujuan pertemuan.

Tujuan akan memperjelas alasan sebuah pertemuan diadakan, merinci siapa saja yang harus hadir dalam pertemuan, sekaligus hal apa saja yang diharapkan dari suatu pertemuan.

Bicarakan dengan calon peserta rapat mengenai tujuan rapat yang akan diadakan, lalu buatlah sebuah kalimat tujuan rapat yang nantinya akan disebar pada undangan ke seluruh calon peserta rapat. Misalkan, “Pada akhir rapat ini, akan diputuskan prioritas utama yang akan digunakan dalam kampanye bulan depan”. Dengan adanya kalimat tujuan itu, setiap orang yang menerima undangan akan mengetahui tujuan akhir dari pertemuan dan dapat menentukan apakah akan hadir atau tidak dalam pertemuan.

Berikutnya, kita dapat membuat beberapa agenda yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan akhir tersebut. Agenda yang dibuat harus mencakup topik yang akan dibahas, beri durasi waktu yang jelas untuk membahas setiap agenda yang telah disiapkan, dan orang yang bertanggung jawab.

Jika ada kebingungan untuk memasukkan hal-hal apa saja dalam sebuah agenda, terdapat beberapa trik yang bisa dicoba, yaitu :

• Bayangkan bahwa agenda-agenda tersebut adalah cerita awal, tengah, dan akhir. Cerita awal berisi permasalahan yang ada, cerita tengah berisi solusinya, dan cerita akhir berisi langkah-langkah yang harus dilakukan selanjutnya.
• Persiapkan pertanyaan apa, mengapa, dimana, kapan, bagaimana, dan siapa. Kemudian saat rapat berlangsung, fokuslah menjawab ke-6 pertanyaan tersebut sesuai konteks tujuan rapat.

Agenda ini harus dikirimkan beserta undangan kepada calon peserta rapat. Hal ini diharapkan agar calon peserta rapat dapat mempersiapkan diri terkait fokus agenda rapat. Ini adalah point penting pertama Buku How to Fix Meetings karya Graham Allcott dan Hayley Watts.

2. Protokol membantu rapat berjalan lancar dan efektif

Kita bisa membayangkan sebuah rapat tanpa protokol seperti hal nya sebuah jalan raya tanpa adanya aturan lalu lintas. Akan banyak sekali pengendara saling klakson, kecelakaan dimana-mana, dan jalanan bisa sangat kacau.

Protokol dalam rapat akan berfungsi untuk memandu peserta rapat dalam berperilaku dan berinteraksi selama rapat berlangsung. Protokol ini mencakup bagaimana aturan dalam mengajukan pertanyaan, berbagi pendapat, dan aturan dalam mengambil perhatian pemimpin rapat.

Jadi, penting untuk penyelenggara rapat memikirkan protokol ini sebelum rapat dilakukan. Pada saat para peserta datang, protokol ini harus dibacakan di seluruh hadapan peserta rapat agar setiap orang mengetahui tentang aturannya.

Hal yang sering mengganggu proses rapat adalah adanya ponsel genggam. Banyak sekali peserta rapat yang akhirnya tidak fokus dan tidak memberi perhatian pada jalannya rapat dikarenakan ketagihan dengan notifikasi-notifikasi di ponsel. Pada akhirnya, mereka tidak berpartisipasi sepenuhnya pada rapat.

Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatasi gangguan ini adalah dengan meminta para peserta rapat untuk menonaktifkan ponselnya selama rapat berlangsung dan bisa menggunakannya saat istirahat atau akhir rapat. Mungkin dibutuhkan pula semacam kotak kecil untuk meletakkan ponsel masing-masing peserta yang diletakkan di ujung meja masing-masing. Jika rapat berlangsung secara online, kita bisa meminta peserta rapat untuk meninggalkan ponsel mereka di ruangan lain. Selain itu, ada aplikasi bernama Forest untuk membantu kita menjauh dari ponsel kita dalam beberapa saat.

Dan karena semakin banyak rapat yang dilakukan secara online, penting untuk memikirkan protokol mengenai masalah teknologi. Ini termasuk menjaga kamera tetap menyala untuk interaksi yang lebih baik, dan apa yang dapat dilakukan orang untuk mengatasi gangguan apa pun. Jika orang eksternal menangani masalah teknologi, protokol harus mencakup tentang mengetahui siapa mereka dan proses untuk menghubungi mereka.

‌

3. Undang orang yang tepat dalam rapat dan tempatkan mereka dalam peran yang tepat

Seringkali dalam rapat, orang diundang untuk sebuah topik yang seharusnya dia tidak berada di tempat tersebut. Selain merugikan orang tersebut karena membuang waktunya, pertemuan juga menjadi tidak produktif.

Sehebat apapun tujuan rapat, jika peserta yang hadir tidak tepat, maka mustahil tujuan rapat akan dapat dihasilkan dengan baik.

Pilih orang yang tepat dengan mempertimbangkan mereka yang memiliki pengalaman atau perspektif yang berbeda tentang masalah yang bersangkutan. Untuk setiap orang yang kita pilih, jelaskan mengapa kita melakukannya dan mengapa kontribusi mereka dibutuhkan.

Selain itu, batasi jumlah peserta rapat. Semakin banyak peserta, seringkali rapat menjadi kurang produktif. Anggota rapat seringkali mudah berkomunikasi satu sama lain mengenai hal-hal di luar rapat. Jadi, berhati-hatilah dalam menentukan siapa saja yang bisa mengikuti rapat. Semakin sedikit, sebuah rapat akan semakin mudah diatur dan komunikasi yang berfokus pada rapat lebih mudah diciptakan.

Kemudian, penting untuk menentukan peran setiap peserta yang datang. Peran paling penting adalah pada pemimpin rapat. Dia akan menjaga percakapan pada rapat tetap sejalan dengan tujuan dan agenda, serta memastikan setiap anggota rapat didengarkan. Untuk setiap perannya, dekati orang yang ingin ditempatkan di suatu peran tertentu, dan informasikan kepada mereka apa yang kamu inginkan dari mereka dalam peran tersebut.

Jika kamu seorang pemimpin perusahaan dan ingin terlibat aktif dalam percakapan di rapat, pilihlah orang lain untuk memimpin rapat tersebut. Siapa pun yang dipilih, harus memahami tujuan pertemuan dan memiliki keterampilan mendengarkan dan memfasilitasi yang baik.

Peran penting lainnya adalah pencatat waktu dan notulen. Pencatat waktu bertugas untuk membatasi diskusi sesuai waktu yang telah dialokasikan. Sedangkan notulen berfungsi untuk mencatat ringkasan diskusi dan rincian kontribusi setiap peserta. Selain itu mencatat poin-poin tindakan dari pertemuan tersebut.

4. Terapkan jeda bila perlu dalam rapat dan kelola peserta yang dominan

Setelah semuanya siap, kembali lihat ke aturan 40-20-40 Continuum, yang berarti 20% perhatian kita fokuskan untuk jalannya rapat.

Saat rapat dimulai, ingatkan semua orang tentang tujuannya dan bagikan protokolnya. Lanjutkan dengan putaran perkenalan, biarkan peserta menjelaskan siapa mereka dan alasan mereka hadir di tempat tersebut.

Dalam rapat, kita disiapkan untuk membicarakan suatu masalah dan bertukar pikiran. Penting untuk menjaga suasana tetap positif. Dan salah satu caranya adalah dengan menjeda waktu rapat.

Terdapat 3 jenis penjedaan dalam suatu rapat, yaitu :

• Jeda praktis

Jeda ini memberikan kesempatan pada peserta rapat untuk  memulihkan energi atau menggunakan kamar mandi. Dalam suatu rapat yang panjang, baiknya ada beberapa kali jeda praktis.

• Jeda reflektif

Jeda ini memungkinkan orang untuk membuat catatan, berpikir, atau sekadar mengistirahatkan pikiran mereka.

• Jeda strategis

Jeda ini digunakan dalam diskusi yang tegang. Berfungsi untuk menenangkan diri maupun mengajak peserta untuk membentuk kelompok diskusi yang lebih kecil. Meditasi juga bisa dilakukan di jeda ini.

Ketika satu orang mendominasi percakapan, menjadi sulit bagi yang lain untuk berbagi pemikiran mereka. Untungnya, ada cara untuk mengatasi ini.‌‌A. Kamu dapat berkeliling ruangan rapat dan membuat semua orang mengeluarkan ide mereka secara bergiliran.‌‌B. Kamu bisa meminta peserta rapat untuk menuliskan ide-ide mereka pada flip chart dan meminta orang lain untuk menambahkan komentar.‌‌C. Memasangkan peserta dan meminta mereka untuk mendiskusikan masalah tertentu.

Namun terkadang dalam suatu rapat terdapat seseorang yang memiliki pengaruh lebih besar. Orang ini biasanya memiliki status atau pengalaman, yang membuat orang lain dalam ruangan akan hanya setuju dengan pendapatnya. Menurut Avinash Kaushik, hal ini disebut efek HiPPO atau efek dari opini orang dengan bayaran tinggi.

Untuk memerangi efek HiPPO, minta orang yang bersangkutan untuk berbicara terakhir. Ini menurunkan kemungkinan dia mempengaruhi peserta lain. Jika HiPPO di ruangan itu adalah kamu sendiri , cobalah untuk meluangkan lebih banyak waktu untuk mengajukan pertanyaan daripada memberikan jawaban.

5. Tindak lanjut produktif

Terdapat sebuah prinsip yang berlaku untuk setiap pertemuan jenis apapun, yaitu jika suatu pertemuan tidak diikuti dengan tindakan, maka itu hanya akan membuang-buang waktu.

Tindak lanjut yang produktif adalah 40% terakhir dari rangkaian 40-20-40. Ini akan dapat diwujudkan jika dihasilkan hasil rapat yang memutuskan dengan tepat apa yang harus dilakukan selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab.

Tindak lanjut rapat ini dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

• Tindakan fisik selanjutnya

Tindakan ini mencakup tugas yang jelas dan spesifik dengan harapan yang telah ditentukan, seperti mencari tahu berapa banyak uang yang tersisa dalam anggaran perusahaan dan membagikan informasi itu kepada rekan kerja melalui email.

• Tugas yang didelegasikan

Ini mencakup tugas yang menjadi tanggung jawab orang-orang tertentu dan orang-orang tersebut bebas memutuskan cara terbaik untuk mencapai hasil tersebut. Misalnya, jika seorang manajer harus membuat strategi pemasaran untuk suatu produk, menentukan tindakan yang terlibat diserahkan sepenuhnya kepadanya.

Terdapat beberapa cara untuk membantu setiap orang menyelesaikan tugas fisik selanjutnya dan tugas delegasi. Salah satunya bisa dilakukan selama rapat, yaitu bisa pada 10 menit terakhir sebelum rapat ditutup. Mereka dapat memulai menindaklanjuti tugas mereka, seperti misalnya melakukan panggilan telepon atau mengklarifikasi langkah-langkah yang akan dilakukan selanjutnya.

Taktik lain adalah mengatur Power Hour. Ini adalah sesi khusus untuk mengerjakan item tindakan dari rapat. Setiap grup menghabiskan beberapa menit untuk menyatakan apa yang mereka rencanakan untuk dikerjakan. Ini diikuti oleh satu jam kerja individu yang intens. Dan peserta diperbolehkan mengerjakan item tindakan dari banyak pertemuan mereka yang lain.

Power Hour dapat menjadi pertemuan rutin untuk membantu semua orang mendapatkan momentum pada tugas dari berbagai pertemuan mereka.

Memfasilitasi tindak lanjut yang produktif seperti ini menandakan bahwa rapat tidak hanya direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, tetapi juga akan berdampak.   ‌

6. Membangun kebiasaan pertemuan yang baik membutuhkan keseimbangan yin dan yang

Pernah mendengar konsep yin dan yang ? Itu berasal dari filosofi Tiongkok kuno dan mengajarkan bahwa alam semesta terdiri dari dua energi yang berlawanan. Yin adalah energi yang lembut, reseptif, dan lebih pasif, sedangkan Yang agresif dan berorientasi pada tindakan. Meskipun berlawanan, mereka saling melengkapi. Dan konsep ini berlaku pada rapat.

Membawa energi Yin ke dalam rapat berarti mendengarkan rekan kerja, mengeksplorasi ide-ide baru, dan bekerja secara harmonis. Terdapat beberapa cara melakukannya, yaitu :

• Bersikap setenang mungkin dan sepenuhnya hadir dalam rapat, sehingga kita dapat berpartisipasi dan mendengarkan pendapat serta kontribusi orang lain
• Memberi perhatian penuh dan tidak terbawa dengan emosi yang dapat mempengaruhi situasi rapat
• Menghargai orang-orang dalam rapat. Memperhatikan mereka dan menunjukkan penghargaan atas masukan mereka.

Namun, jika hanya membawa energi Yin ke dalam rapat, rapat akan menyenangkan dan kolaboratif, tetapi tidak terlalu produktif. Itu sebabnya dibutuhkan dosis energi Yang yang sehat.

Energi Yang memungkinkan untuk mengarahkan pandangan pada tujuan dan fokus secara agresif pada tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Dapat dilakukan dengan menghadiri lebih sedikit pertemuan untuk menghemat waktu, energi, dan perhatian kita. Daripada pergi ke setiap pertemuan yang mengundang kita, cobalah hanya menghadiri satu dari tiga, atau mengirim kolega jika memungkinkan. Bisa juga dilakukan dengan membuat kebijakan pribadi seperti jumlah jam rapat yang ditetapkan dalam seminggu, atau tidak ada rapat pada hari-hari tertentu.

Energi Yang dapat diterapkan pada rapat agar lebih berfokus pada produktivitas. Misalkan daripada membuang waktu dengan rapat selama 1 jam penuh, kita bisa mengusulkan untuk memangkas menjadi 40 menit saja secara padat. Di setiap akhir sesi, pastikan untuk menentukan tindakan yang akan dilakukan selanjutnya dan siapa yang akan bertanggung jawab.      

Kesimpulan :

Rapat yang efektif memerlukan perencanaan yang matang sebelumnya dan tindakan yang terfokus setelahnya. Mulailah dengan menetapkan tujuan yang jelas untuk rapat dan buat agenda yang diarahkan untuk mencapai tujuan itu.

Apa yang bisa dilakukan :

Tingkatkan pengalaman dalam rapat.

Itulah pembahasan kita tentang Cara Menjadikan Meeting Anda Berhasil yang ada dalam Buku How to Fix Meetings karya Graham Allcott dan Hayley Watts.